En todo campo profesional o interprofesional existe un argot determinado. En el de los eventos también. Este mes me gustaría hacer una aclaración entre dos conceptos que se suelen confundir: Seating Plan y Sitting (me incluyo a mí entre ellos ¿eh?, que cuando empecé a estudiar el grado de Protocolo y Organización de Eventos ¡pensaba que eran lo mismo!).

El diccionario Word Reference traduce Seating Plan como Distribución de los asientos. Así, tal y como nos dice la traducción, el Seating Plan es un plano o croquis donde se distribuyen las mesas y los asientos de los invitados, en caso de que sea un acto protocolizado.

Profundicemos un poco más en el Seating Plan. En un evento se puede preparar un banquete sin protocolo. Es decir, los invitados cuando llegan pueden tomar asiento en la mesa que deseen y en el asiento que prefieran, sin tener ninguna indicación. Generalmente, esto se suele hacer en eventos con un estilo de cóctel. Ya que al estar de pie los invitados se relacionan y se conocen. Sin embargo, en eventos donde se está sentado, la libre colocación de los invitados puede ocasionar futuros problemas. Imaginemos que los asistentes son de varios grupos de amistades distintos. En esos casos las personas suelen sentarse al lado de los que ya conocen, lo que hace que no se active la comunicación con el resto. Una situación incómoda puede perjudicar la finalidad del evento. Así, para evitar conflictos se usa la protocolización.

Existen diversas formas de protocolizar mediante el Seating Plan:

Una es organizar sólo las mesas con un cartel o mapa. De modo que los asistentes conocen la mesa en la que sentarse, pero no el sitio exacto. En esta ocasión, el organizador del evento ubica a grupos de personas en varias mesas, pero sin asignarles un asiento concreto. Son los propios invitados quienes deciden, al encontrar su mesa, qué asiento tomar. De este modo, se consigue que los miembros de cada grupo que ha creado se comuniquen durante la celebración e interactúen.

Otra opción es protocolizarlo todo, las mesas y los asientos. Todos los invitados tienen un lugar asignado. Con esta disposición, el organizador se asegura de que todos sus invitados estarán a gusto. Ya que al ubicarlos él, puede conseguir que todos los comensales estén cómodos en su mesa. Y así pues la comunicación sea siempre fluida.

Es en este último caso, donde entra en juego el segundo concepto de hoy: el Sitting, también llamados Marcasitios. Son los letreros que irán en los asientos. Así, una vez los asistentes se hayan encontrado en el Seating Plan, se dirigirán a su mesa y allí verán el marcasitio con su nombre, sabiendo entonces dónde sentarse.

¿Os he resuelto las dudas? ¡Espero que sí! Y que os haya servido para entender de forma más clara la diferencia entre estos dos conceptos que usamos tanto en el sector de los eventos.